Démarrez votre projet RPA du bon pied !

Article publié le 20 mai 2020 par Mathieu Mantelet, Docteur en Biomécanique et Jean de Leissegues Rozaven, Associé du Cabinet l’Oiseau Rare.

A quoi bon s’entêter à faire son lit le matin si on le défait le soir ? Repasser sa chemise qui sera froissée à la seconde même où l’on franchira le pas de sa porte ? A première vue, derrière ces questions se cache ce que l’on peut appeler, un fléau de notre société moderne. Nos modes de vie s’accélèrent au rythme du développement des nouvelles technologies. Pourtant, nous nous retrouvons impuissants face à des tâches répétitives mais indispensables à notre quotidien.

Un quotidien semblable en entreprise …

Enregistrer de nouveaux salariés, saisir des données clients, ou extraire des données ça vous parle ? En effet, ces tâches sont souvent assimilées à des fardeaux que l’on donne au stagiaire de première année parce que « après tout c’est de cette façon qu’on apprend la vie, petit ! ».

A présent, on ne parle plus des stagiaires mais de robots. Robot, un petit nom qui leur va plutôt bien puisque le terme vient du tchèque « robotat » et signifie corvées, travail, besogne.

Loin des traditionnels clichés que l’on leur prête (non, un robot ce n’est pas que R2 D2 ou un transformers), ces derniers sont aujourd’hui omniprésents… Ainsi, on les retrouve au sein de l’univers informatique à travers le RPA, Robotic Process Automation. Le RPA est une technologie présentant des outils capables d’automatiser des processus informatiques.

Qu’est-ce-que le RPA ?

Pour commencer, le RPA correspond à l’automatisation d’une tâche. On lui donne une consigne, il la réalise aussitôt, sans réflexion ni sens critique. Cela nécessite en contrepartie, une certaine prudence dans sa conception. Effectivement, le robot ne peut pas se rendre compte des dommages qu’il peut engendrer et de leur gravité.

Illustration simplifiée de conception RPA :

Par exemple, dans « l’apprenti-sorcier » de Goethe, un apprenti-sorcier ensorcelle son balai pour qu’il accomplisse ses corvées. Les tâches étant simples et répétitives, l’apprenti-sorcier ne fait rien d’autre que de transformer son balai en robot ! Malheureusement, l’automatisation a dégénéré. En réalité, le robot n’a fait qu’accomplir ce pourquoi il a été programmé. En d’autres termes, si l’automatisation a dégénéré c’est uniquement à cause d’une erreur de conception du robot. L’apprenti sorcier ne l’avait pas averti des risques.

Faut-il en conclure que réaliser une automatisation avec un balai est une mauvaise idée ? Certainement, mais là n’est pas la question !  En définitive, la morale de cette histoire est qu’il faut correctement concevoir votre automatisation pour maximiser votre temps, vos bénéfices et votre rentabilité.

Ce principe vaut pour le monde de la RPA : L’identification des processus à automatiser, tout comme l’intégration des projets RPA, sont les clés de la réussite de ces projets.

1ère étape d’un projet RPA : L’identification.

Tout d’abord, une démarche de projet RPA amène souvent de nombreux cas d’automatisation de la part des métiers. Il est donc facile de se perdre dans le nombre potentiel de projets et la diversité des automatisations offertes par le RPA.

La phase d’analyse d’un projet RPA a pour but d’observer les processus soumis à une demande d’automatisation. Elle permet de déterminer si, oui ou non, les processus sont automatisables.

Durant cette phase vous pourrez effectuer un premier tri en répartissant les processus existants 4 familles :

  • Manuel et non répétitif : les étapes du processus sont effectuées par des utilisateurs humains et peuvent être différentes à chaque exécution du processus.
  • Manuel et répétitif : les étapes du processus sont effectuées par des utilisateurs humains, et au moins certaines d’entre elles sont les mêmes à chaque fois.
  • Semi-automatisé et répétitif : certaines des étapes répétitives ont déjà été automatisées (à l’aide de macros, de règles Outlook, etc.)
  • Automatisé : il existe des processus qui ont déjà été automatisés en utilisant d’autres technologies que le RPA.

2ème étape d’un projet RPA : L’éligibilité et la complexité.

Après l’identification des processus au sein de votre organisation, vous allez les soumettre à deux grands facteurs : l’éligibilité et la complexité.

L’objectif de ces deux facteurs sont d’écarter les processus qui ne sont pas éligibles. Puis de trier les processus restant selon leur complexité.

4 critères d’éligibilités doivent être remplis pour une automatisation réussie :

Toutefois, un processus existant n’est pas éligible dans sa totalité. Dans ce cas-là, il est nécessaire de le redéfinir pour former un processus cible qui sera 100% éligible.

Exemple de processus simple à automatiser avec du RPA :

Prenons un processus existant de réponse automatique de mails de réclamations. Dans ce cas, le processus nécessite d’analyser un mail. Cependant, l’analyse d’un texte n’est pas basée sur des règles automatiques. Elle nécessite une interprétation non réalisable pour un robot. Par conséquent, ce processus n’est pas éligible à l’automatisation RPA. Néanmoins, il est possible d’adapter le processus pour qu’un conseiller puisse remplir un fichier d’instruction au robot à la suite de son analyse du mail, afin que le robot puisse envoyer des réponses selon un format voulu. Par conséquent, le processus cible ainsi formé est automatisable.

3ème étape d’un projet RPA, la phase d’analyse :

La phase d’analyse a pour objectif d’évaluer la complexité d’un processus RPA. Ainsi, le facteur de complexité vient compléter l’éligibilité. En effet, il rassemble des critères qui permettront de déterminer à quel point il est difficile ou facile à automatiser. Ce facteur a une répercussion importante sur le temps de développement du robot. En définitive, il est donc indispensable de l‘évaluer pour vos projets RPA.

La complexité d’un processus RPA dépend de plusieurs critères dont :

  • Le nombre d’applications utilisées. En effet, plus ce nombre est important et plus de fenêtres différentes seront ouvertes. Ainsi, le nombre de possibilité d’erreurs augmente. Ce qui rend, l’automatisation RPA de plus en plus délicate à réaliser.
  • Les types d’applicatifs.  Il est plus facile de développer sur un logiciel installé sur machine que sur un site web dû à la moindre évolution de ses interfaces et de ses fonctions.

Bien entendu, vous devez prendre en compte l’ensemble de ces critères pour évaluer la complexité moyenne de vos processus. Voici un tableau qui en reprend quelques-uns :  

Ce tableau n’est pas exhaustif et il comprend d’autres critères qui seront à juger par le Business Analyst RPA. Le but de ce tableau est de noter la complexité du processus RPA suivant plusieurs critères. Une fois ce tableau rempli, il permettra de rendre compte de l’intégralité de la complexité du processus RPA.

Focus sur le critère de complexité RPA : Types et nombres d’entrées.

Dans ce critère nous allons rechercher à évaluer le déroulement du processus et ses frontières. Mais aussi juger les « données d’entrés » qui seront utilisées par le processus RPA. Les entrées du processus doivent être soit électroniques et structurées, soit lisibles à l’aide d’une technologie pouvant être associée au RPA (telle que l’OCR). Un bon exemple est une facture dont les champs sont prédéfinis.

Choisir votre processus pour commencer votre projet RPA du bon pied :

Nous espérons que cet article vous aider à choisir le processus par lequel commencer votre projet RPA. Vous êtes maintenant capable d’évaluer un processus du fait de sa capacité à être automatiser (éligibilité) et du fait de sa complexité.

Nous vous recommandons, si votre organisation débute en RPA, de choisir celui qui est le plus éligible et le moins complexe. L’automatisation de ce type de processus vous fournira de la maturité en développement et surtout une bonne preuve de concept du RPA auprès des experts métiers. Et finalement, des projets plus complexes vous seront proposés. Vous serez capable de les identifier et aussi de les automatiser.