Démarrer votre projet RPA du bon pied !

Article publié le 20 mai 2020 par Mathieu Mantelet, Docteur en Biomécanique et Jean de Leissegues Rozaven, Associé du Cabinet l’Oiseau Rare.

A quoi bon s’entêter à faire son lit le matin si on le défait le soir ? Faire la vaisselle si l’on sait pertinemment qu’elle sera de nouveau salie après le repas ? Repasser sa chemise qui sera froissée à la seconde même où l’on franchira le pas de sa porte ? Derrière ces questions de tous les jours se cache ce que l’on pourrait appeler sans (à peine) exagérer, un fléau de notre société moderne : Alors que nos modes de vie s’accélèrent au rythme du développement des nouvelles technologies, nous nous retrouvons toujours plus impuissants face à des tâches lassantes, répétitives mais toujours indispensables à notre quotidien.


Un quotidien semblable pour les entreprises : enregistrer de nouveaux salariés, saisir des données clients, comptables ou extraire des données pour les remplir dans un tableur, remplir les champs d’une application dans une autre application… Ces tâches sont souvent assimilées à des fardeaux que l’on n’hésite pas à donner rapidement au stagiaire de première année parce que « après tout c’est de cette façon qu’on apprend la vie, petit ! ».


Confier ces besognes à des « tiers » spécialement conçus pour ça était un rêve, il est désormais réalité ! Alors non, on ne parle plus des stagiaires mais bien de robots, un petit nom qui leur va plutôt bien puisque le terme vient du tchèque « robotat » signifiant corvées, travail, besogne. Loin des traditionnels clichés que l’on leur prête (non, un robot ce n’est pas que R2 D2 ou un transformers), ces derniers sont aujourd’hui omniprésents : Dans les machines à laver, les aspirateurs domestiques, les chaînes de montage automobile, les distributeurs automatiques… On les retrouve même au sein de l’univers informatique à travers le RPA (« Robotic Process Automation ») une technologie présentant des outils capables d’automatiser des processus informatiques.


Pour faire simple, un robot correspond à l’automatisation d’une tâche.  On lui donne une consigne, il la réalise aussitôt, sans réflexion ni sens critique. Mais cela nécessite en contrepartie, une certaine prudence dans sa conception, car le robot ne peut pas se rendre compte des potentielles dommages qu’il peut engendrer, et encore moins de leur gravité.


Dans « l’apprenti-sorcier » de Goethe, un apprenti-sorcier ensorcelle son balai pour qu’il accomplisse ses corvées (aller chercher de l’eau, amener l’eau à la bassine, vider l’eau, nettoyer). Les tâches étant simples et répétitives, l’apprenti-sorcier ne fait rien d’autre que de transformer son balai en robot ! Malheureusement, l’automatisation a dégénéré provoquant l’inondation de tout le village. En réalité, le robot n’a fait qu’accomplir ce pourquoi il a été programmé et si l’automatisation a dégénéré c’est uniquement à cause d’une erreur de conception du robot. L’apprenti sorcier ne l’avait pas averti des risques de débordement !!


Faut-il en conclure que réaliser une automatisation avec un balai est une mauvaise idée ? Certainement, mais là n’est pas la question !  La morale de cette histoire est qu’il faut correctement concevoir votre automatisation pour maximiser votre temps, vos bénéfices et votre rentabilité.

Et ce principe vaut aussi pour le monde de la RPA : L’identification des processus à automatiser, tout comme l’intégration des projets RPA, sont les clés de la réussite de ces projets.

Et si vous devez débuter quelque part en RPA vous devrez commencer par la fondation, c’est-à-dire, par l’identification. Une démarche de projet RPA amène souvent de nombreux cas d’automatisation de la part des métiers, et il est facile de se perdre dans le nombre potentiel de projets  et la diversité des automatisations offertes par le RPA.


La phase d’analyse d’un projet RPA a pour but d’observer les processus soumis à une demande d’automatisation afin de déterminer si, oui ou non, les processus sont automatisables. Durant cette phase vous pourrez effectuer un premier tri en répartissant les processus existants (état des processus au début de la phase d’analyse) selon 4 familles :

  • Manuel et non répétitif : les étapes du processus sont effectuées par des utilisateurs humains et peuvent être différentes à chaque exécution du processus
  • Manuel et répétitif : les étapes du processus sont effectuées par des utilisateurs humains, et au moins certaines d’entre elles sont les mêmes à chaque fois
  • Semi-automatisé et répétitif : certaines des étapes répétitives ont déjà été automatisées (à l’aide de macros, de règles Outlook, etc.)
  • Automatisé : il existe des processus qui ont déjà été automatisés en utilisant d’autres technologies que le RPA

Après l’identification des processus au sein de votre organisation, vous allez les soumettre à deux grands facteurs : l’éligibilité et la complexité.

L’objectif des ces deux facteurs sont évidemment d’écarter les processus qui ne sont pas éligibles, et ensuite de trier les restant selon leur complexité.

4 critères d’éligibilités doivent être remplis pour une automatisation réussie :

Nous attirons votre attention sur le fait que parfois un processus existant n’est pas éligible dans sa totalité. Dans ce cas-là, il est nécessaire de le redéfinir pour former un processus cible qui sera 100% éligible.

Par exemple, prenons un processus existant de réponse automatique de mails de réclamations. Dans ce cas, le processus nécessite d’analyser un mail. Or, l’analyse d’un texte n’est pas basée sur des règles automatiques. Elle nécessite une interprétation non réalisable pour un robot. Par conséquent, ce processus n’est pas éligible à l’automatisation. Cependant, il est possible d’adapter  le processus pour qu’un conseiller puisse remplir un fichier d’instruction au robot à la suite de son analyse du mail, afin que le robot puisse envoyer des réponses selon un format voulu. Le processus cible ainsi formé est automatisable.


La phase d’analyse a pour objectif d’évaluer la complexité d’un processus. Le facteur de complexité vient compléter l’ éligibilité, il rassemble des critères qui permettront de déterminer à quel point il difficile ou facile a automatiser. Ce facteur aura une répercussion importante sur le temps de développement du robot. Il est donc indispensable de l‘évaluer pour vos projets RPA.


La complexité d’un processus RPA dépend de plusieurs critères dont :

  • Le nombre d’applications utilisées, en effet plus ce nombre est important et plus de fenêtres différentes seront ouvertes. Ainsi, le nombre de possibilité d’erreurs (rafraichissement, accès, chargement, etc) augmenteraient, rendant l’automatisation de plus en plus délicate à réaliser.

  • Types d’applicatifs. Il est plus aisé de développé sur un logiciel installé sur machine que sur un site web dû à la moindre évolution de ces interfaces et de ses fonctions.
  • Etc

Bien entendu, vous devrez prendre en compte l’ensemble de ces critères pour évaluer la complexité moyenne de vos processus. Voici un tableau qui en reprend quelques-uns, agencé de tel manière à vous faciliter son évaluation :

Ce tableau n’est pas exhaustif et il comprend d’autres critères qui seront à juger par le business analyst RPA. Le but de ce tableau est de noter la complexité du processus suivant des critères (nombre d’applications, types, etc). Une fois ce tableau rempli, il permettra de rendre compte de l’intégralité de la complexité du processus.


Faisons un focus rapide sur ce dernier critère de complexité, « Types et nombres d’entrées » :

Dans ce critère nous allons rechercher à évaluer le déroulement du processus et ses frontières. Mais surtout juger les « données d’entrés » qui seront utilisées par le processus. Les entrées du processus doivent être soit électroniques et structurées, soit lisibles à l’aide d’une technologie pouvant être associée à la RPA (telle que l’OCR). Un bon exemple est une facture dont les champs sont prédéfinis.


Nous espérons que cet article vous aura éclairci afin de choisir  le processus par lequel commencer votre projet RPA. Vous êtes maintenant capable d’évaluer un processus du fait de sa capacité à être automatiser (éligibilité) et de par sa complexité.. Nous vous recommandons si votre organisation débute en RPA de choisir celui qui est le plus éligible et le moins complexe. L’automatisation de ce type de processus vous fournira de la maturité en développement et surtout une bonne preuve de concept du RPA auprès des experts métiers. Et naturellement, avec le temps, des projets complexes vous seront proposés. Vous serez capable de les identifier et aussi de les automatiser.


De nombreux autres détails seront abordées dans nos prochains articles alors ne ratez pas nos prochaines publications où nous vous présenterons comment identifier des projets RPA plus finement et ensuite comment les intégrer à votre entreprise.